Compliance ist ein Thema das Unternehmen aller Größen betrifft. In diesem Szenario beleuchten wir wie ein Unternehmen verpflichtende Compliance Schulungen für MitarbeiterInnen ankündigt und verfolgt.
Dazu gehören
In unserem Unternehmen wollen wir vorerst die Themen: Korruption, Datenschutz, IT-Sicherheit und Geldwäsche betrachten. Um schnell starten zu können, fokussieren wir uns derzeit auf eine 1:1 Abbildung und legen einen Skill pro Training in unserem Unternehmen an. Wir können diese Einzelskills zu einem späteren Zeitpunkt in Teilbereiche herunterbrechen und existierende Trainingsbestätigungen unserer MitarbeiterInnen automatisch anrechnen. Dies garantiert, dass wir einerseits schnell in den Produktiveinsatz kommen, andererseits aber unsere Skill Struktur in einem laufenden Prozess ausbauen können.
Nicht alle Compliance Fortbildungen sind für alle MitarbeiterInnen relevant. Während ein Training über Geldwäsche und Käuflichkeit im Einkauf ein Muss ist, sehen wir im IT Bereich die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit als Hauptthemen an. Wir definieren also die folgenden Stellen als SkillSets:
MitarbeiterInnen können nun sofort anhand einer übersichtlichen Liste die notwendigen Trainingsbereiche für ihre Abteilung, sowie ihren eigenen Trainingsfortschritt einsehen.
Sehen wir uns nun das Identifizieren und Absolvieren von verpflichtenden Trainings aus Sicht einer Mitarbeiterin im Einkauf an - Lina Levens. Sie wählt ihre eigene Abteilung aus und kann sofort die drei für ihre Abteilung relevanten Themen identifizieren. Sie möchte sich als erstes mit dem Thema "Geldwäsche" auseinandersetzen und wechselt in die Skill Einzelansicht.
Unsere Mitarbeiterin kann sofort die Lernziele für das verpflichtende Training im Bereich "Ziele" identifizieren und die von uns als Unternehmen vorgeschlagenen Lernunterlagen und Kurse im Bereich "Ressourcen" einsehen. Lina beschließt sich zuerst im Eigenstudium mit dem Thema zu befassen und die von uns bereitgestellten Folien durchzusehen. Nachdem sie sicher ist, dass sie die Lernziele erreicht hat, klickt sie auf "Selbsteinschätzung" und teilt uns auf diesem Weg mit, dass sie selbst glaubt die Lernziele im Eigenstudium erreicht zu haben.
Wir sind erfreut, dass unsere Mitarbeiterin so viel Engagement zeigt, wünschen uns für diesen Bereich aber auch, dass das Gelernte im Rahmen eines Test verifiziert wird. Lina kann jederzeit auf "Bildungs-Verifizierung" klicken und unser firmeninternes Testsystem (zB eine Moodle Lernplattform) auswählen. Sie wird dann automatisch weitergeleitet und ein erfolgreich absolvierter Test wird als "Bildungs-Verifizierung" eingetragen. Sollten wir uns für einen anderen Bereich eine persönlichere Art der Bestätigung von Linas Kenntnissen wünschen, kann sie auch einfach ihre/n TrainerIn auswählen und der/die TrainerIn kann Linas Teilnahme manuell bestätigen.
Lina kann nun den eigenen Fortschritt einsehen - sie hat bereits 33 % der verpflichtenden Trainings erfolgreich absolviert.
Als Unternehmen können wir den Gesamtfortschritt aller MitarbeiterInnen mit Hilfe der Organisationsstatistiken verfolgen. Wir wählen unsere 3 MitarbeiterInnen aus dem Einkauf und die SkillSets für "Compliance im Einkauf" und "Compliance Firmenweit" aus. Dann wählen wir "Bildungsverifizierung" um zu sehen wer bereits die Abschlusstests der Module erfolgreich bestanden hat.
Wir sehen, dass Albert bereits alle Trainings erfolgreich absolviert hat und durch seinen Abteilungsfokus im Einkauf auch 75 % aller erforderlichen Compliance Themen im gesamten Unternehmen abdecken kann. Lina und Tanja müssen das Training erst vollständig abschließen. Der Balken für "Selbsteinschätzung" zeigt aber, dass sie bereits im Eigenstudium weiter fortgeschritten sind und nur noch nicht bei den entsprechenden Abschlusstests angetreten sind. (Um Details für die Selbsteinschätzung zu betrachten könnten wir die Ansicht von "Bildungs-Verifizierung" auf "Selbsteinschätzung" umstellen)
Wir haben nun in kürzester Zeit ein Umfeld geschaffen, in dem wir verpflichtenden Trainings für MitarbeiterInnen übersichtlich präsentieren und in der Organisationsverwaltung als Statistik vorfinden. Unsere existierenden Systeme und Methoden - wie persönliche Trainings und Lernplattformen - wurden dabei problemlos mit eingebunden.
Auf Basis unserer so erstellten Struktur, können wir nun erweiterte Szenarien verfolgen, wie Beispielsweise das Erfassen von praktisch angewandtem Wisssen und Zertifizierungen, das automatische Senden von E-Mails als Erinnerung an notwendiges Training und mehr.